Pourquoi avoir 6 logiciels différents coûte plus cher que ce que vous pensez ?

Pendant longtemps, nous pensions que le problème venait du prix des logiciels. Comme beaucoup de restaurateurs, nous utilisions plusieurs outils.

• une caisse ;
• un logiciel HACCP ;
• des tableaux Excel ;
• un système de réservation ;
• des exports comptables.

Pris séparément, aucun de ces outils ne représentait une dépense insurmontable. Le problème est apparu ailleurs. Dans le temps perdu. Dans les ressaisies. Dans les erreurs. Dans les données contradictoires. Et surtout dans l'impression permanente de travailler avec plusieurs versions différentes du même restaurant.

Avec le recul, nous avons compris une chose simple : le coût réel des logiciels ne se limite pas à leur abonnement. Il se cache souvent dans tout ce qui se passe entre eux.

Le jour où nous avons commencé à additionner les problèmes

Lorsque nous avons ouvert notre établissement, nous avons fait comme tout le monde. Nous avons choisi des outils spécialisés.

• Une caisse pour encaisser.
• Un logiciel HACCP pour la traçabilité.
• Des tableaux Excel pour les stocks.
• Un logiciel pour les plannings et les RH.
• Un système de réservation.

Chaque logiciel répondait à un besoin précis. Individuellement, ils faisaient le travail. Collectivement, c'était une autre histoire.

Nous nous sommes rapidement retrouvés à saisir plusieurs fois les mêmes informations dans plusieurs systèmes différents. Un produit créé dans la caisse devait parfois être recréé ailleurs. Une modification devait être reportée dans plusieurs outils.

Les informations existaient déjà. Mais elles étaient enfermées dans des logiciels qui ne parlaient pas réellement le même langage.

Le coût invisible des ressaisies

Prenons un exemple très simple. Vous ajoutez un nouveau produit à votre carte. Ce produit possède :

• un prix de vente ;
• un taux de TVA ;
• une composition ;
• un coût matière ;
• parfois des obligations de traçabilité.

Dans de nombreux établissements, ces informations sont réparties entre plusieurs logiciels. La donnée existe déjà. Pourtant, elle doit être ressaisie. Encore. Et encore.

Chaque ressaisie augmente le risque d'erreur. Chaque ressaisie consomme du temps. Et surtout, chaque ressaisie crée une nouvelle version de la même information.

Lorsque tout va bien, le problème est invisible. Lorsqu'une différence apparaît, il devient très visible.

Quand personne ne possède la même information

Nous avons vécu cette situation plus d'une fois. La caisse affichait un chiffre. Le tableau de suivi affichait un autre chiffre. Le stock indiquait autre chose. À ce moment-là, une question se pose : quelle information est la bonne ?

Le problème n'est pas uniquement technique. Il devient rapidement un problème de pilotage. Car les décisions d'un restaurateur reposent sur ses données.

• Faut-il modifier un prix ?
• Faut-il recruter ?
• Faut-il revoir une fiche recette ?
• Faut-il commander davantage ?

Toutes ces décisions supposent que les informations soient cohérentes. Or lorsque plusieurs logiciels fonctionnent chacun de leur côté, cette cohérence devient plus difficile à maintenir.

Les API résolvent-elles le problème ?

Depuis plusieurs années, de nombreux éditeurs mettent en avant les connexions entre logiciels. Ces connexions existent. Et elles peuvent être très utiles.

Soyons clairs : une API peut permettre à deux logiciels d'échanger certaines informations. C'est une avancée importante. Mais une connexion n'efface pas nécessairement la fragmentation des données. Dans la plupart des cas :

• chaque logiciel conserve sa propre base de données ;
• chaque logiciel conserve sa propre logique métier ;
• chaque logiciel conserve ses propres indicateurs.

Les données circulent. Le pilotage reste souvent dispersé.

Prenons un exemple concret. Une réservation arrive. Elle peut être transmise à la caisse. Très bien. Mais cette réservation influence également :

• le remplissage prévisionnel ;
• les besoins en personnel ;
• les achats ;
• les prévisions de chiffre d'affaires ;
• certains indicateurs de performance.

Lorsque chaque logiciel travaille dans son propre univers, l'information circule parfois. Mais la vision globale reste fragmentée.

Le problème n'est pas le nombre de logiciels

C'est un point important. Nous ne pensons pas qu'un restaurant doit absolument utiliser un seul logiciel. Ce n'est pas le sujet. Le véritable problème apparaît lorsque les données doivent être :

• ressaisies ;
• vérifiées ;
• corrigées ;
• exportées ;
• réimportées.

Le manque d'innovation que nous ressentions

Au fil des années, nous avons également eu le sentiment que beaucoup de solutions évoluaient moins vite que les besoins du terrain. De nouvelles contraintes apparaissaient. De nouvelles attentes aussi. Pourtant, certaines fonctionnalités essentielles restaient absentes. Il fallait souvent :

• adapter son organisation au logiciel ;
• refuser certaines demandes clients ;
• contourner certaines limites ;
• utiliser Excel pour compléter ce qui manquait.

Nous avions parfois l'impression d'empiler les outils plutôt que de résoudre les problèmes. Et plus nous ajoutions d'outils, plus le système devenait complexe.

Le véritable coût d'un système fragmenté

Lorsqu'un restaurateur compare deux logiciels, il regarde généralement leur prix. C'est normal. Mais le coût réel est plus large. Il faut également prendre en compte :

• le temps passé à ressaisir les informations ;
• le temps passé à vérifier les données ;
• les erreurs de synchronisation ;
• les exports ;
• les corrections ;
• les oublis ;
• les incohérences.

Aucune de ces lignes n'apparaît sur une facture. Pourtant, elles ont un impact direct sur l'exploitation.

Le déclic

En 2022, après 3 ans d'exploitation de notre établissement, nous avons commencé à chercher une plateforme capable de réunir :

• l'encaissement ;
• les réservations ;
• les stocks ;
• la traçabilité HACCP ;
• le pilotage.

Nous avons trouvé de nombreux logiciels performants dans leur domaine. Nous avons trouvé de nombreuses connexions entre logiciels. En revanche, nous n'avons pas trouvé de plateforme reposant sur une base de données unique pensée dès l'origine pour faire fonctionner ensemble l'ensemble de ces briques.

Nous cherchions un outil capable d'éviter les ressaisies. Nous cherchions un outil capable de centraliser les informations. Nous cherchions un outil capable de transformer les données opérationnelles en véritables outils de pilotage.

Nous ne l'avons pas trouvé. C'est cette recherche qui a donné naissance à Logones.

Ce que nous avons retenu

Avec le recul, nous pensons que beaucoup de restaurateurs regardent le mauvais indicateur lorsqu'ils évaluent leurs logiciels. Ils regardent le prix. Alors que le véritable sujet est souvent ailleurs.

Questions fréquentes

Faut-il remplacer tous ses logiciels ?

Pas nécessairement. Chaque établissement possède ses contraintes. L'objectif n'est pas de supprimer des outils à tout prix. L'objectif est de réduire les frictions et les ressaisies inutiles.

Une API suffit-elle à centraliser les données ?

Une API facilite les échanges entre logiciels. Elle ne transforme pas automatiquement plusieurs bases de données indépendantes en une source unique de vérité.

Pourquoi les données sont-elles parfois différentes d'un logiciel à l'autre ?

Parce que chaque outil peut posséder sa propre logique de calcul, ses propres paramètres et ses propres mises à jour.

Peut-on piloter un restaurant uniquement avec Excel ?

De nombreux restaurateurs utilisent Excel avec succès. La difficulté apparaît lorsque les données doivent être collectées manuellement depuis plusieurs logiciels avant d'être analysées.

Conclusion

Pendant longtemps, nous avons pensé que notre problème était le prix des logiciels. Nous avions tort. Le véritable problème était la fragmentation de l'information.

Les abonnements sont visibles. Les doubles saisies ne le sont pas. Les erreurs ne le sont pas. Le temps perdu ne l'est pas. Les données contradictoires ne le sont pas non plus.

Et pourtant, ce sont souvent ces coûts invisibles qui finissent par peser le plus lourd sur la gestion quotidienne d'un restaurant. C'est précisément cette réalité qui nous a poussés à imaginer une autre manière de concevoir les outils de gestion.

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